難波のホテル宴会場　最高の宴会をプランニング

宴会の会場はどこにするのか、当日は何をするのか、いろんな役割を担っている幹事。
当日の成功は幹事にかかっていると言っても過言ではありません。事前準備などの負担も多いので、幹事選びも重要なポイントとなってきます。

今回は幹事の役割や選び方から、当日失敗しがちなポイントから気を付けたい点などをまとめてみました。
これから宴会を企画している方や、幹事を依頼された方はぜひ参考にして楽しい宴会を目指しましょう。

幹事の役割とは？

幹事の役割は、新年会や忘年会、歓送迎会などの宴会において事前の準備から当日の進行までをとりまとめることです。

その役割は会場を決めることや日時の調整、余興の手配など多岐に渡るため、いざ任せられたら中には「業務外なのに…」「面倒だなぁ」と宴会そのものを億劫に思う人もいるかもしれません。

しかし、幹事という役割は念入りな計画や準備、段取り力が必要となり、社会人にとってはまたとない貴重な経験に。もし引き受ける機会があれば、参会者に「この人に幹事を任せてよかった」と思ってもらえるよう、楽しい宴会を計画しましょう。

成功した場合は、「頼もしい幹事だったな」「仕事が出来る人だな」と職場での信頼度もアップするかもしれません。

幹事の役割はどんな人が適任？

基本的に宴会の幹事の人数は、小規模の宴会なら1名、40名様を超える規模の宴会にになってくると2～3名くらいで行うのが一般的のようです。

そもそも幹事をお願いするなら一体どういった人が適任なのでしょうか。
ここでは幹事の役割に適任な人の特徴をまとめてみました。

・マメな方
・仕切りが上手な方
・優先順位をつけるのが上手な方
・適応力のある方
・コミュニケーション能力の高い方

幹事をする上でやっぱり大切なのはマメな連絡です。大雑把な人にまかせていると「会場はいつ決まるの？」「あの連絡はまだ？」といったようなトラブルになりかねません。会場や店のセレクトも適当に決めるのではなく、きちんとリサーチしてから良い所を押さえてほしいですよね。

また人数を集めたり調整をしたりと人の管理をする場面が多いので、仕切りの上手さやコミュニケーション力も必要となっています。

こうして適任な人の特徴を見ると幹事にも向き不向きがあることが分かります。
もともと飲み会や多くの人数が集まるイベントが苦手といった人もいるかもしれませんが、そういう人が幹事に指名された場合は苦痛意外の何ものでもありません。

そんな人でもむしろ貴重なこの機会を利用して、幹事の業務の中でも自分が得意なことに集中してほかの幹事メンバーと連携を取るとよいでしょう。

幹事を上手くこなしたら、周りからも「この人はデキる人」といった評価が高まり普段の仕事への信頼にもつながるかもしれません。

幹事の役割で失敗しがちなことって？

事前の準備から当日の心配りまで、幹事は役割が多くて大変です。
はりきって準備を進めていても、思わぬところで失敗をしてしまった…ということも珍しくはありません。

ここでは幹事がどんな失敗ケースが多いのか、見ていきたいと思います。
これらの失敗例を参考に、ぜひ今後に活かしてみてください。

予約の日時の間違い

宴会の日程を調整するのは幹事にとって大切な仕事です。
カレンダーを見間違えたり、連絡が行き違っていたりで予約日時の間違いはありがちです。

参加者に間違った日時を伝えてしまうと、当日は来れない人が出てくるなど後々大変なことに。
会場や店の予約の際も、参加者へ連絡をする際もきちんと確認を重ねましょう。

幹事が多いと案がまとまらない

幹事がたくさんいると役割分担がしやすく一人当たりの負担が減るものの、なかなか案がまとまらず詳細を決めていくのに時間がかかりすぎてしまうという状況に陥ることも。

複数名で幹事を行う場合は、まず幹事のなかでリーダーを決めること。準備ではリーダーが全体の進行具合をチェックしながら、まとめる役割をしていきます。幹事メンバーの中心となって準備を進めるので、リーダーは面倒見がよく仕切ることに慣れている人に任せるのがおすすめです。

またスムーズに準備が進められるかどうかは、誰が何をするかの役割分担も鍵となります。お互いに得意分野を活かしながら、協力して準備を進めていきましょう。

幹事同士で何かと連絡を取り合うことが増えるので、リーダーが代表してこまめに連絡を入れながら進捗状況を共有し、当日までの準備をサポートするとよいでしょう。

会場の印象が良くなかった

宴会の後日、参加者から「宴会の人数の多さにしては会場が狭かった」、「場所が行きにくいところだった」など、こんな感想が挙がることも。

会場のリサーチや下見が不十分だった場合、こういった残念な結果になりかねません。
予約を入れる前に収容人数と広さが適しているか、料理は美味しいか、サービスに不安はないかなど、ネットやSNSの口コミ情報なども見ておきましょう。
お店に詳しい人や過去に幹事を担当したことがある人におすすめの会場を聞くのも手です。

幹事の役割で大切なポイント

せっかく宴会を行うなら、参加者に満足してもらえる会にしたいですよね。
そのためには入念な準備や計画が必要となってきます。

ここでは幹事の役割において、大切なポイントを挙げてみました。
これから幹事をするという方は、これらのポイントをきちんと押さえて万全の準備で当日を迎えましょう。

開催日の決定は最優先項目

幹事になってまず一番最初にすることが、開催日の日時調整です。
忘年会や新年会など飲み会が多いシーズンは、会場も予約が埋まりやすくなっています。

また、主役・管理職など会でキーパーソンになる人が大丈夫な日程を優先しておかないと、後で日程変更をせざるを得なくなってしまいます。
不参加を回避するためにも、早めに候補日を聞いて日程を調整しましょう。

挨拶の依頼・乾杯の依頼

宴会の当日は始まりの挨拶や乾杯の音頭を取る人が必要です。それぞれ誰に頼むか決めるのも、依頼するのも幹事の大切な役割。

始まりや終わりの挨拶などを上司にお願いする場合は、前もって挨拶をして依頼するのがマナーです。相手の予定もあるため、特に決起大会や新年会などは早めにお願いしておくのがよいでしょう。

関係者への案内

会場や日程が決まれば参加者や関係者に案内メールを早めに送りましょう。
連絡がギリギリになってしまうと、出欠を取っていた時は参加予定だったけど、宴会のことを忘れて別の用事を入れてしまった、なんて人が出てくる可能性もあります。

案内のメールには日時や店の場所、会費などを詳しく記載しておくと親切です。

会場との打ち合わせ

自分たちのしたい形を造り上げれるかどうかは会場との打ち合わせ次第です。
会場の外観や内観、広さ、料理、対応できる演出なども重要なチェック項目ですが、スタッフがきちんと対応してくれるかどうかも見極めポイント。

宴会に力を入れている会場であれば幹事のサポートも行き届いており、きちんと打ち合わせを重ねて安心して当日を迎えることができます。

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