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新年会はいつからいつまでの時期に開催するもの？会場はどうやって選べばいい？
今年も終わりが見えてきて、来年に向けて新年会の開催を考えるこの時期。
そもそも新年会は一体いつからいつまでの時期に開催するものなのでしょうか。
今回の記事では、新年会の最適な開催時期はいつか、また会場の選び方についてポイントをご紹介。
感染対策を万全に行いながら忘年会や新年会を行う方も増えてきたので、幹事を担当する方は早めに予約を行いましょう。
目次
新年会はいつ行う？その前に新年会とは？
新年会は具体的に一体いつ行うのものなのか、ご存じですか？
新年会とは字のごとく、新しい年を迎えてみんなで集まって行う会合のことです。
会社の行事の一つとして、また家族や友人同士で集まって新年会をするという方も多いのではないでしょうか。
ここ近年は新型コロナウイルス感染症の影響もあり、忘年会や新年会を控える方がほとんどでしたが、最近は感染対策に対応している会場も多くやっと開催する人たちも増えてきました。
そもそも新年会を行うことにおいて、どういった意味合いがあるのでしょうか。
会社で行う場合は、新しい年を無事に迎えられたことをお祝いしながら、今後の発展を祈願するような意味をもちます。
また正月休みのムードから気持ちを切り替え、今年の目標に向かって確認し合う決起集会のような意味合いも。大勢の仲間と顔を合わせることで、1年の始まりに気持ちを新たにして仕事へのモチベーションを高めるきっかけにもなります。
コロナ渦によるリモート通勤なども増え、同僚と顔を合わす機会が少なくなった…という方も多いかもしれません。新年会はもともと社員同士がコミュニケーションを育む交流の場でもあります。お酒や美味しい食事を楽しみながら、仕事のことはもちろん、仕事以外のことのことも話していると参加者と距離を縮める良いきっかけとなるでしょう。
こうして新年会で職場の色んな人とコミュニケーションを取ることでチームや部署の絆も深まり、新しい1年は仕事も円滑に回りやすくなるかもしれません。
新年会の開催はいつからいつまで？
会社で新年会をやることが決まった、幹事を頼まれてしまった、という場合、まず気にするべきことはいつ新年会を行うかです。「いつからいつまでに開催すればよいか分からない」と悩む方もいるかもしれません。
そんな方に向けて、新年会の最適な時期と店の予約はいつ行えばよいかを解説いたします。
新年会はいつ行う？
基本的に新年会は１月中に行うことがほとんどです。
新年を祝う場でもあるので、遅くても年明けムードの残る1月中に行うのがベストでしょう。
ただし、会社や大勢の団体などフォーマルな集まりの場合は、三が日以降の第一か第二金曜日の開催が多くなります。道頓堀ホテルでも、この日程から早く予約が埋まっていきます。
理由は三が日だと会場や宴会自体休みであること、また成人式あたりの連休は家族行事とかぶるので、その日程を避けるためにも上述の日に予約が集中します。
また、新年会の次の日が休みである週末にあたるよう、金曜日に設定することが多く見られます。
新年会の予約はいつから？
基本的に新年会の予約は、いつからでもOKです。
道頓堀ホテルでは1年先の予約まで受け付けているので、1年前からおさえいただくことも可能です。
実際、顧客のお客様はその年の新年会が終ったら来年分を押さえて帰られる方も。「新年会は毎年1月の第〇週土曜日昼間開催」といった縛りのある方も多く見られます。
毎年だいたい夏終り頃からお問い合わせがどんどん多くなっていくので、人数の多い会であればあるほど夏頃から検討して問合せいただくのがベストです。
道頓堀ホテルでは、パンフレットの中身を少し変えて新年会に向けたご案内を9月頃～10月頃に行っています。
新年会の開催が決まったら、とにかく早めに店などの会場をおさえると良いでしょう。
新年会の会場はいつ、どう選ぶ？
職場などで新年会を開催することが決まったら、まず開催日と店を決める必要があります。
年末年始に向けてなにかと忙しくなっていくので、このふたつを早めに決めて予約を行っておくとスムーズです。
人気の会場は早くからどんどん予約が埋まっていくので、年末のバタバタと忙しい最中に「どこも予約が取れない…」なんて焦ることにならないよう、早めに着手するよう気を付けましょう。特に新年会の参加人数が多い場合は、開催できる条件の会場が限られてくるので、要注意です。
しかし、幹事になったものの、「どうやって新年会の会場を選んで決めたらよいか分からない」という方も少なくはありません。
ここでは最適な会場選びを行うための4つのポイントをご紹介したいと思います。
ぜひ新年会を開催する会場や店選びの参考にしてみてください。
会場選びのポイント１：貸切り個室がある
人数の多い新年会を行う場合は、会場のキャパシティが重要になってきます。
団体で貸し切れる個室があるかどうか、きちんと確認しておきましょう。特にフォーマルな集まりの場合は、個室が望ましいと言えます。
個室によって対応できる人数も異なるので、何名に対応できるどのくらいの広さの個室があるのか、きちんと事前に確認するようにしましょう。
会場選びのポイント２：予約内容に柔軟かどうか
幹事になると、日程の調整や参加者の出欠などいろんな確認事項に追われます。
会場側が人数変更や日付変更などに柔軟な対応をしてくれるかどうかもチェックポイントです。
融通の利かない会場では、後々「キャンセルができない」「人数分の食事が足りない」などのトラブルになりかねません。最初から予約の変更に柔軟であることが分かっていれば、急きょ欠席する人や参加者が増える場合でも安心です。
ちなみに道頓堀ホテルでは、宴会当日の1時間前まで人数の変更に対応しています。
会場によっていつまで予約の内容の変更が可能かどうかも異なるので、会場選びの際はチェックしておくと良いでしょう。
会場選びのポイント３：移動時間はどれくらいか
会場選びでは、会場のあるロケーションも重要なポイントです。
「会社からの移動時間はどのくらいか？」「最寄り駅からの時間はどのくらいかかるか」など、参加者の移動時間を把握しておきましょう。
駅から遠い場所や交通の便が悪い場所など、会場が不便なロケーションにあると参加者に分かりづらいことはもちろん、道に迷ってしまう人が発生する場合も。
移動に時間がかかって新年会の開始時間に間に合わない人が増えたり、終了時間が大幅にずれてしまったりする可能性があります。
参会者へ新年会のお知らせをする時は、最寄駅からの会場への行き方や駅の出口などを一緒に知らせてあげると親切です。
会場選びのポイント４：アレルギー対応
参加者にとって、美味しい料理は新年会の楽しみの一つでもあります。
会場を探す時は、誰もが食事を楽しめるよう、アレルギー対応をしてくれるかどうかもチェックしましょう。最近はアレルギーに対する危険度の認識も深まり、アレルギーに対応してくれるレストランやお店も増えてきました。
また、アレルギー対応を行ってくれる場合はどのように対応してもらえるのか、サービス内容の確認を忘れずに。会場によって、特定のアレルギー食品を使わないところや、シェフが特別に別のメニューを用意してくれる所もあります。近年は会場側が参加者のアレルギーの有無を確認するケースも増えているようです。
会場がアレルギー対応してくれる場合は、参加者へ新年会の詳細を知らせる際に事前にアレルギーの人がいないか確認しておきましょう。
新年会の会場に迷ったらホテルがおすすめ
新年会の会場選びではいろんなスタイルのお店があって、どこにすればよいか迷ってしまうことも。
どの程度フォーマルな方が良いのか、どこまでのカジュアルさが許されるのか、新年会を主催する会社や団体の雰囲気によって選ぶべき会場も違ってきます。
新年会の会場選びに悩まれた時は、まずホテルでの開催を検討することをおすすめします。
それには、以下のような理由があります。
【ホテルがおすすめの理由】
・カジュアルにもフォーマルにも使いやすい
・立地が比較的よい所が多い
・サービスが良い
・そのまま宿泊もできるところが多いので、遠方の方も誘いやすい
・比較的多いパーティーにも対応できる
これらの理由から、幹事の人も安心して相談することができます。
道頓堀ホテルでも新年会に対応しおりますので、気になる方はぜひお問合せください。
お客様の願いを叶える幅広い宴会に対応
道頓堀ホテルでは、4～220名までの宴会会場を完備。有機野菜を使ったシェフ自慢の中華料理や和食コースのほか、70種類のドリンクを用意しています。ゲームや出し物、感動のDVD作成などのサービスで、笑いと涙に包まれる宴会を演出し、できる限りのご要望に応えて心に残る宴会をお手伝いさせていただきます。
経験豊富なプロの宴会プランナーが幹事さんをサポートするので、不安なことや分からないことは何でもご相談ください。
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