宴会ご予約
宴会の幹事がやることを一挙紹介！ 事前準備から当日の進行まで完全網羅
初めて宴会の幹事を任されたら、どんなやることがあるのか少し戸惑いますよね。
特に社会人になると新年会や忘年会、歓送迎会なんかの飲み会では新人に幹事役が回ってくることがしばしばあります。
幹事は日程や人数の調整、進行などやることがたくさんあって大変なイメージがありますが、しっかりこなせば上司や同僚からも評価を得られるチャンスです。
どうやって準備を進めていけばよいのか、事前準備から当日、後日まで順を追ってご紹介いたします。
目次
幹事になってすぐやることは？
宴会がうまくいくかどうかは、幹事の手腕にかかっていると言っても過言ではありません。
少人数の宴会であれば1人で幹事を行うこともありますが、大人数の宴会になると3～4人で幹事を担当することも。
幹事はやることがたくさんあるので、1人で行う場合はなるべく同僚や先輩など周りの人にも声をかけて一緒に会場をリサーチしたり、受付をお願いするなどサポートしてもらえるようにお願いをしましょう。
また、3～4人で幹事をする場合はチーム編成が重要になってきます。
連絡漏れや役割分担でトラブルが起こることがないように、最初にリーダーを決めておくとスムーズです。
幹事のメンバーが決まったらすぐに何をいつするべきかやることをピックアップして段取りをまとめていきましょう。
やることが多いので、宴会に向けたスケジュールに合わせてタスクを一覧表にまとめると分かりやすく、確認漏れなどを防ぐことができます。
段取りさえ決まれば、役割を分担してあとは進めていくだけでOKです。早くからの入念な準備が失敗のない宴会への鍵となります。
参加者のみんなが楽しめる宴会を想像して、ポジティブに準備を進めていきましょう！
幹事がやること：事前準備編
幹事を担当したことがある人は経験上分かるかもしれませんが、幹事はやることがたくさんあります。宴会の約1カ月前くらいから準備をスタートするのが安心です。
まずはどういった目的の宴会かをきちんと確認し、趣旨に沿った会を計画していきます。
例えば、忘年会などであればその１年を労い、新年会であれば新年を祝って目標を掲げるなどテーマのある懇親会となります。また、歓送迎会なら主役がいる会に。
どんな会にしたいかによって、会場の雰囲気や出し物などその会に合ったものを選んでいくようにしましょう。
日程＆人数調整
幹事が最初にやることは、日程の調整と人数の調整です。
役職の高い方や主役の人がいる場合はその人が来れる日をしっかり確認して、日程を決めましょう。
候補日を3～4日に絞っておくと、他の参加者もスケジュールの調整がしやすくなります。
都合の良い日を参加者に一斉にメールで確認する場合は、必ず回答の締切日も設けておいてください。みんなから参加できる日の回答が返信されたら、そこから日程を決めましょう。
最近はWEB上で日程を調整するツールがあるので、参加人数の多い宴会であればこのようなツールを活用すると便利です。
会場探し＆予約
幹事のやることの中でとっても大切なのが会場選びです。
参加人数に合わせて、立地や予算などが合うところを早めに決めましょう。
特に宴会が集中する時期であれば、予約が集中することも。ギリギリになるとどこも予約が空いておらず、条件に合った会場を見つけるのが困難になってくるので1カ月前くらいから会場をリサーチしておきましょう。
また、参加者みんなが楽しめるよう、ニーズを汲み取りながら料理やドリンクのラインナップの確認も忘れずに。
食物アレルギーの人がいる場合は事前に把握しておくと、お店への対応の可否もスムーズです。
予約をする際は、キャンセルが出た場合や人数が増える場合の会場の対応も確認しておきましょう。
料理の美味しさや立地も大事ですが、ストレスなく幹事をする上で会場のホスピタリティも気にしておきたいポイントです。
進行決め
当日の進行スケジュールを決めるのも幹事のやることです。
挨拶などは役職の順番で役割が決まっているので、それに注意して進行を決めていきます。
余興や出し物を誰かにお願いする場合は、こちらも早めに声をかけておくようにしましょう。
あまり内容を詰め込み過ぎると予定の時間を過ぎてしまい、会場に延長料金が発生する場合も。
食事や歓談をする時間も充分に設けつつ、バランスの取れた時間配分を心掛けてください。
余興の手配
余興の道具などが予約した会場にあるのかを確認し、もしなければ自分たちで探す必要があります。
余興の機材などの手配したり、景品などを買い集めたりと意外とることが多く時間を要するので、余裕をもって準備をしましょう。
ビンゴやカラオケなど、あらかじめやりたい余興が決まっている場合は会場を予約する段階でどういった貸出サービスに対応しているか確認しておくとズムーズです。
幹事がやること：宴会当日編
いよいよ当日、幹事のやることは事前の準備でほとんど終えているので、後は落ち着いて進行表に沿って進めていくのみです。
司会進行をする場合は、時間配分も気にしながら進めていきましょう。
直前の準備
事前に会場に入れる時間を確認しておき、当日は参加者たちよりも早めに会場入りを。
準備物に不備がないか、制作物の文字の誤字脱字がないかなどを確認しておきます。
会場で機材などを借りる場合はきちんとマイクの音が出るか、映像がスムーズに上映できるかなどのリハーサルを行います。
受付、参加費集め
受付でもたつかないように名簿とお釣り、領収書が必要であれば用意しておきます。
参加者の出席を確認して、席が決まっている場合は案内をしましょう。
受付ではなるべく元気に、笑顔での挨拶を心がけるのも大切なポイントです。
進行
参加者が全員そろえば、開会の挨拶をします。
そのまま司会をしながら上司の挨拶や余興へと進行を進めていきます。楽しい会になるよう、多少のアドリブを加えて盛り上げていきましょう。事前に進行表を見て一通りの流れを把握しておけば、本番もスムーズに進行できます。
また宴会の間は会場を見渡しながら、参加者への気配りも忘れずに。
次に挨拶をしてもらう人がスタンバイをしてくれているかどうか、料理がみんなにちゃんと行き届いるかなど状況を把握するのも幹事の大切な役目です。
何か気になる点があれば幹事で対応するか、店員さんに対応をお願いをしましょう。
会計をする
みんなから集めた参加費を集計して、会場へ支払いを済ませます。
会計報告できるように領収書を発行してもらいましょう。
また当日に追加でオーダー発生したり、予算がオーバーしてしまった場合は幹事での立て替えが必要となります。
後ですぐ精算できるよう、何にどの料金がかかったのか分かる明細ももらうことを忘れずに。
閉会後の確認
閉会の挨拶で閉会したら、時間通りに速やかに会場を後にするようにしましょう。
二次会がある場合は、閉会の挨拶の時に一緒に案内を。
会場を去る前には携帯電話や傘、ハンカチなど、会場に忘れ物がないかどうかひと通りチェックをします。
机の下などに落ちていることもあるので、くまなく会場内の確認を。
幹事がやること：翌日以降編
宴会を無事に終えて一安心ですが、終わった後のフォローも忘れずに。
最後に幹事が宴会翌日にやることを紹介いたします。
忘れ物などの確認
宴会終了後も会場内で忘れ物の確認をしましたが、念のため再度参加者や会場側へ忘れ物がなかったかどうかを確認します。
もし忘れ物があった場合は、引き取りなどはどうすればよいかその後の対応を会場に確認しましょう。
お礼
宴会当日に挨拶をしてくれた上司や、余興で盛り上げてくれたくれた人へお礼の連絡を。
すぐに顔を合わせる場合は直接声をかけても良いですが、きちんとメールをしておくと幹事として好印象です。
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