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飲み会幹事を任されてやることは？ 準備の段取りから当日の進行まで仕事のスキルが生かせるポイントって？
飲み会の幹事を任されたら、「やることがたくさんあって大変」と思う方が多いかもしれませんが、成功すれば社内の評価をあげるチャンスでもあります。
仕事ができる人は、飲み会の幹事もうまくこなせるもの。
まずは幹事になった時にするべき項目を把握して、失敗のないように臨みましょう。
今回の記事では、事前の準備から当日までの段取りで仕事のスキルが活かせるポイントを解説していきたいと思います。
会社などの飲み会の幹事を依頼された方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
飲み会幹事がやることはビジネスの能力が試される!?
飲み会の幹事を任されたら、やることが多くて大変なイメージがありますが、幹事を請け負うことでメリットもあります。
特に新人や若手社員の場合は、幹事の仕事っぷりを見てもらって上司にアピールできるチャンス。
実は幹事という仕事にはビジネスにおけるあらゆるスキルが詰まっているのです。
「たかが飲み会で…？」 と軽く考える方もいるかもしれませんが、会社の飲み会は社員の結束力を高める重要なコミュニケーションの場です。
色々なタイプの人が集まる飲み会を一つにまとめて、参加者に楽しんでもらうにはさまざまな能力が必要となります。
幹事をするにあたって、どんな能力が必要になるのかは、具体的に次のものが挙げられます。
| 【幹事に必要な能力】 ●企画力 ●スケジュール管理能力 ●段取り力 ●予算管理能力 ●コミュニケーション能力 ●危機管理能力 ●リーダーシップ |
参加者に予定を聞いて日程を調整したり、良いお店をリサーチしたり、さまざまなシーンで上記の能力が発揮されます。
飲み会はいわば一つのプロジェクトと考えると分かりやすいでしょう。
これをうまくやり遂げて成功させたら、上司や同僚からも信頼が高まり、今後の仕事にも良い影響が生まれるかもしれません。
飲み会幹事のやること1：飲み会のコンセプトを考える
幹事を任されたら、まずどんな飲み会にするのか、人数は何人くらいなのか、お店はどうするのか計画を立てていきます。
ここで試されるのが、先ほども紹介した「企画力」です。
新年会や忘年会、歓送迎会など飲み会に合わせてコンセプトを決めていくと方向性が見せやすくなります。
そもそも何のために飲み会を行うのかをよく考えて、計画をしていきましょう。
主役がいる場合はどうやってスポットを当てるか、出席者に楽しんでもらうにはどんなことをすればよいのか、またそうするためには何をすればよいのかを一つ一つ考えて計画を実現していきましょう。
飲み会幹事のやること2：スケジュールの管理
飲み会の企画が定まってきたら、スケジュールを組み立てていかなくてはなりません。
飲み会の開催日を決めることはもちろん、開催日までの準備の予定スケジュールや飲み会当日の進行スケジュールなど、ここで必要となるのが「スケジュール管理能力」です。
仕事のプロジェクトと同様、遅れが発生したり、予期せぬトラブルが発生したときは対応に追われることとなるので、早めに着手して余裕のあるスケジュールを組み立てていきましょう。
特に、飲み会のスケジュール管理で重要なのが以下になります。
飲み会候補日を決める
飲み会の参加人数が多くなるほど調整は難しくなります。
飲み会の日程は参加者たちにヒアリングをした上で、幹事の判断で候補日をいくつかピックアップしましょう。
主役や主賓がいる場合は、その人たちが参加できる日を優先することを忘れずに。
また、月末や月初め、週初めなど忙しい時期はなるべく避けるのがベターです。
飲み会は夜に行われることが多いので、週末に設定して絞りこむのもおすすめです。
ただし、新年会・忘年会のシーズンや週末前の金曜などは世間でも飲み会が集中します。
店の予約が埋まりやすいので、早めに店を押さえるに気を付けましょう。
飲み会参加者の出欠を確認
候補日が決まれば、参加者の出欠を確認します。
大体の出席者が決まれば、人数に合わせたキャパでお店を選んでいきましょう。
メールやLINEで一人一人に確認して出欠を取るのは労力がかかるので、参会者それぞれが出欠を入力できる日程を調整するツールを利用すると便利です。
飲み会幹事のやること3：店を選んで予約する
店選びは幹事にとって大切な仕事です。
どんな店を選ぶかによって飲み会の成功・失敗がかかっていると言っても過言ではありません。
飲み会の趣旨に合っていることはもちろんのこと、参加者に喜んでもらえるような店を選ぶようにしましょう。
飲み会の候補日や店が決まれば、幹事が店に予約を入れます。
忘年会や新年会などの飲み会のシーズンは、どのお店も予約がどんどん埋まっていくので、スケジュール調整と同時進行でお店をリサーチしておくと安心です。
お店選びから予約は以下の手順で行っていきます。
予算を決めておく
幹事は飲み会の予算の計算や参加者からの集金、お店への支払いなどお金を扱う役割も。
料理は1人につきどれくらいの金額のコースにするのか、飲み放題のプランはいくらになるのか、またマイクやプロジェクターなどを使用する場合はレンタル費用がどのくらい発生するのか、予算を計算して把握しておかねばなりません。
参加者から集める大切なお金なので、トラブルがあれば信用を失ってしまいねません。
後々揉めることのないように、お金のことは明確にしておきましょう。
店の下見に行く
飲み会の人数や雰囲気に合わせて店を絞っていき、候補の店があれば下見にいきましょう。
実際の広さや雰囲気などは、ホームページやSNSなどのネット上の写真だけでは判断ができません。
また、料理の美味しさやスタッフの対応などもチェックポイントです。
特に料理は参加者も期待しているもの。事前に口コミや周りの評判などもチェックしてけば安心です。
店選びはロケーションも重要なので、会社からの移動時間はどのくらいか、最寄りの駅から行きやすい場所かなども見ておきましょう。
飲み会の当日、実際に店に行ってから「思っていたのと違う…」ということにならないよう、幹事はなるべく下見を行うようにしてください。
店に予約の連絡を入れる
店が決まれば電話かHPの予約フォームなどから飲み会の予約を入れます。
この際、人数の変更や日程の変更などが発生したときの店側の対応をチェックしておきましょう。
予約の融通が利かない店だと、「キャンセルができない」「旧な追加には対応できず人数分の食事が用意できない」なんてトラブルにも。
どれだけ予約に柔軟な店であるかもチェックポイントです。
何かが発生したときにすぐ対応できるよう、幹事には「危機管理能力」が必要です。
二次会の店も予約
飲み会が盛り上がれば、参加者たちは一次会に続いて「二次会へ」と流れるのが一般的。
その時のために、あらかじめ二次会を用意しておくのも幹事の仕事です。
当日になって「どこの店にしよう」と右往左往していてはせっかくの盛り上がりも冷めてしまいます。
一次会から移動しやすい場所で、参加者たちに楽しんでもらえるお店を用意しておきましょう。
ここでも「企画力」や「段取り力」が問われます。
飲み会幹事のやること4：当日の進行
飲み会当日も幹事には会費の計算や司会進行などの重要な任務がたくさんがあります。
ミスが起こらないよう、事前の準備を重ねて落ちついて当日を迎えるようにしましょう。
特に押さえておきたいポイントは以下になります。
会費を徴収する
飲み会の会費を回収して、店に支払いをするのも幹事の役割。
スムーズで正確なお金の管理は、「予算管理能力」が発揮できるポイントです。
参加者の人数が多い場合は、当日に全員から回収すると時間もかかり、管理が大変になってしまうので、事前に集めておくのもOKです。
当日集める場合は誰から受け取ったをしっかりとチェックし、集めた金額に誤差が出てしまわないように慎重に回収作業を行いましょう。
挨拶を依頼しておく
飲み会でははじまりの挨拶や乾杯の挨拶、締めの挨拶などさまざまな挨拶のシーンがあります。
挨拶は飲み会全体にメリハリをつけるためにも重要な場面。
管理者や上司など適任の人がいある場合は事前に挨拶を依頼しておきましょう。
幹事を任されることによってさまざまな人との関わりが増えますが、会社の人たちとの親睦を深めるチャンスです。
コミュニケーションは面倒がらず、率先して行いましょう。
飲み会の挨拶については、過去の記事でも詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
●関連記事：「幹事さん必見！知っておきたい忘年会や新年会などの宴会の挨拶の種類と重要ポイント
」
余興の企画
飲み会を盛り上げるなら、ゲームや出し物などの余興の用意を。
飲み会の雰囲気や人数に合わせたものを選び、参加者のみんなが楽しめるものを選んでください。
事前に準備が必要となるので、幹事だけで手が回らない場合は協力を募って、余興の担当を早めに誰かに依頼しておきましょう。
忘れ物チェック
飲み会が終わったら、店に忘れ物がないかを細かくチェック。
お酒が入っていると「うっかり忘れてしまった」、なんてことも発生しやすくなります。
みんなが会場を去った後は、幹事が最後にテーブルの上や座席などに携帯電話や時計などの忘れ物がないか確認しましょう。意外と傘や上着などの忘れ物も多いので、要注意です。
飲み会幹事のやること5：後日のフォロー
忙しくプレッシャーの多い幹事は、飲み会が終了すると「終わった…！」と達成感と開放感に包まれることでしょう。
しかし、それで終わりではありません。飲み会の次の日は参加者へのフォローも忘れずに。
挨拶をしてくれた上司や余興を盛り上がてくれた人にはお礼を伝えるようにしましょう。
幹事の細やかな気配りこそが、「仕事のできる人」と印象付けます。
また、参加者から徴収した大切なお金がどうやって使われたのか、簡単な会計報告もしておくと信頼感が増します。
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