宴会ご予約
グダグダな飲み会にならないように幹事が気を付けるべきポイントは？
学生時代と違って、社会人の飲み会の幹事は立派な仕事のうちのひとつ。
グダグダな飲み会にならないように、しっかりとした段取りや下準備が必要となります。
幹事が準備で手を抜いてしまうと飲み会当日に予期せぬトラブルが起こり、失敗を招いてしまうことも。
今回の記事では、飲み会の幹事を失敗しないためにも気を付けたいポイントをまとめてみました。
目次
グダグダな飲み会はNG！ 幹事は印象を上げるチャンス
飲み会に参加して、それがグダグダな会だと残念な気持ちになりますよね。
そんな飲み会に対して、「もう少し幹事がしっかりしてくれていれば…」と参加側は感じるでしょう。
しかし、いざ自分に幹事の役目が回ってきそうになると「なんだか面倒そう」と感じる人も少なくはないはず。
実際に幹事を任されたら「業務外なのに…」「どうやって準備をすすめよう」とネガティブに思うかもしれませんが、実は会社などで行われる仕事の飲み会の幹事は評価を上げるチャンスでもあります。
例えば日程の調整や店探し、参加者のリストアップや連絡に当日のオペレーションなど。
幹事の仕事にはビジネスで必要なスキルがたくさん詰まっています。
飲み会を盛り上げて楽しい会にすることはもちろん、スムーズな案内や参加者への心配りは幹事の印象を上げ、「仕事ができるなぁ」「こんなに頼もしい人だったなんて」と、上司や同僚から一目を置かれる存在に。
幹事の役が回ってきたときは、チャンスだとプラスに受け取って臨みましょう。
特に大人数の飲み会となるとそんな会をまとめることはなかなかない機会なので、よい経験に。
今後、仕事をしていく上でもその経験が活かせる場面があるかもしれません。
飲み会幹事をグダグダにしないポイント 準備編
飲み会幹事をグダグダにしないために特に大切なのは準備段階です。
ここでは準備のときに心得ておきたいポイントをご紹介します。
参加者にも楽しんでもらえるよう、丁寧に飲み会の準備を進めていきましょう。
幹事メンバーを募る
通常、幹事は1～2人で行うことがほとんどです。
飲み会の規模にもよりますが、大人数の時は3～4人でする場合も。
人数が足りない場合は、幹事がグダグダになってしまう前に早めに声を掛けるようにしましょう。
ただし、幹事を数人でする場合は誰がなにを今しているかを各自でわかっているように心がける必要があります。
業務の分担をそれぞれがきちんと把握していないと、「他の人がやってくれていると思っていた…」とタスクが抜けてしまうリスクが発生するので、要注意です。
幹事の間では常に情報を共有しながら飲み会の準備を進めるようにしましょう。
飲み会のコンセプトを決める
お酒や食事を楽しむただの飲み会とはいえ、どういった会にするのか目的を明確にしておくのがポイントです。
誰が主役なのか、どの人を優先するべきか、また盛り上がる楽しい会にするのか感動的な会にするのか、飲み会全体のコンセプトを前もって決めておきましょう。
目的が定まっていないと方向性がブレてしまい、参加者も結局何のための飲み会だったのか分かりづらくなってしまいます。
コンセプトが決まれば、自然とお店選びや飲み会の内容も進めやすくなるでしょう。
日程の調整
スケジュールの管理は幹事にとっても大切な仕事のひとつです。
なるべく早く効率的に日程を調整するためにも、早めから準備に取り掛かる必要があります。
事前に出欠者を管理できる日程調整ツールなどを調べておくとスムーズに日取りを決めることができるので、便利なツールは積極的に利用しましょう。
日程の調整がギリギリになってしまうと希望の店の予約が取れなかったり、参加者への連絡も直前になってしまい、飲み会が開催される前からグダグダな幹事の印象を与えてしまいます。
店を探して予約する
店選びは飲み会の成功がかかっている大きな仕事といっても過言ではありません。
店選びを失敗してしまったら、「あの店良くなかったね」「幹事はどうしてあの店を選んだのだろう？」などと幹事として評価が下がり、グダグダの印象を残してしまいます。
飲み会の目的や人数、予算に合わせて、雰囲気やキャパシティなどから最適な店を絞っていきましょう。
また、飲み会への参加者は当日にどんな料理を食べられるのか楽しみにしています。
料理は美味しいか、どんなコースがあるのか、飲み放題はあるかなどの確認も欠かせません。
店を決めて予約を入れる前に、その店の口コミや周りの評判なども参考にしましょう。
また、交通のアクセスの良さの確認も忘れずに。
駅から遠かったり、場所が分かりづらいお店は避けてなるべくみんなが集合しやすい場所を選ぶと親切です。
週末前の金曜日の夜など、客が集中する日は予約が早く埋まっていくので、店が決まればすぐに予約を入れましょう。
挨拶などの依頼をする
飲み会や宴会では、始まりの挨拶や乾杯の挨拶、締めの挨拶など、参加者のなかから代表者が挨拶をするシーンがあります。
少人数のカジュアルな会であれば幹事がすることもありますが、会社などのきちんとした飲み会であればそれぞれ役職のある人が挨拶をすることも。
当日になって急にお願いすることのないよう、挨拶を誰かにお願いする場合は、早めから声をかけておきましょう。
飲み会幹事をグダグダにしないポイント 当日編
いよいよ迎える飲み会の当日。
グダグダな進行にならないためにも、しっかりと事前に準備をしておきましょう。
参加者が不安に思ったり、不快な思いをしたりしないよう、幹事は最初から最後まで常に細やかな心配りを忘れずに臨んでください。
店までの道のりを案内
事前に店の場所を伝えていても、参加者の中には詳細まで確認いたいない人もいるかもしれません。
念のため、リマインドのメールで時間や場所を伝えるようにしましょう。
すぐに店の場所が確認できるお店のHPや地図サイトのURLを貼り付けておくと親切です。
さらに最寄りの駅や、駅の出口など店までの最短ルートも添えておけば、参加者もスムーズに店に向かうことができます。
以前、道頓堀ホテルでも他のホテルで宴会の予定がある方が数名来られたことがありました。
道頓堀ホテルで宴会があると勘違いをしてホテルのフロントへ来られたのですが、実は案内にあった地図の記載ミスが原因でした。
メールなどで飲み会の場所を伝える際は、正しい情報かを確認をしてから送るようにしましょう。
会費の回収
飲み会の会費の回収も幹事にとって大切な仕事の一つです。
お金に関することなので、些細なミスがあるとトラブルに発展し、最悪の場合は幹事が自腹を切る…なんてことにもなりかねません。
徴収漏れやお金の受け渡しなど、グダグダな会計のトラブルは幹事の評価を下げてしまいます。
トラブルを避けるためにも会費は飲み会が始まる前に徴収し、スムーズに支払いを済ませられるように準備しておきましょう。
二次会の案内
飲み会の後に二次会をする場合は、その段取りもあらかじめ準備しておかなければいけません。
一次会が終わった後に「この後どうしよう…？」とみんなが右往左往するような場面は避けたいもの。
二次会は一次会よりもお酒が入り、さらに盛り上がる大事な場所です。
店を予約しておき、なるべく多くの人が参加できるように一次会で二次会の案内をしましょう。
一次会から二次会へと移動しやすい場所にある店選びも、グダグダにならずスムーズに二次会へと案内するポイントです。
忘れ物の確認
飲み会が終わってほっとする前に、気を抜かずやっておきたい最後の仕事が忘れ物の確認です。
お酒が入るとつい気が抜けて、細々したものを忘れてしまうもの。
参加者が店を出たら、座席やテーブルの下をさっと見渡して携帯電話や時計、ハンカチなどの忘れ物がないかチェックしましょう。
また、意外に多いのが上着や傘など。ハンガーにかけたままだったり、傘置き場に置いたままになっている場合があります。
こういった忘れ物があった場合、すみやかに本人へ連絡して渡せば店に連絡する手間などが省略ができます。
幹事としても「気が利く人だな」と好印象を与えるでしょう。
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