難波のホテル宴会場　最高の宴会をプランニング

同窓会を行う場合、会場の予約からや案内状の送付まで準備すべきことが多岐に渡るため、「同窓会で幹事をすることになったけど何すれば良いの……」と悩んでいる幹事の人も多いのではないでしょうか？

そこで本記事では、同窓会前の準備において幹事がすべきことや成功させるまでのコツを解説しています。

同窓会を成功させたい幹事の方は、ぜひ参考にしてみてください。

幹事って何するの？同窓会前に知っておきたい8つの準備方法と対策

同窓会の幹事をする場合、事前の準備が非常に大切です。しかし、「そもそも同窓会前の準備って何するものなの…？」と不安に思われる方も多いのではないでしょうか？

具体的には、幹事が同窓会の前にすべき準備の流れと対策は、以下の8つになります。

1.開催日時の計画を立てる 2.会場を決めて教える 3.案内状をまとめて送る 4.出欠確認をする 5.出し物や贈り物などの手配をする 6.会場で打ち合わせをする 7.当日使用するものの手配をする 8.当日の司会進行をする

8つの事前準備と対策について以下より詳しく解説していくので、参考にしてみてください。

開催日時の計画を立てる

同窓会の開催日時は、参加者の都合を十分に考慮して決めることが大切です。

多くの同窓生が参加できる日を選ぶのであれば、お盆や年末、ゴールデンウィークなどなるべく会社が休みの時期を選ぶと良いでしょう。

また、同窓会の開催日時を決める際には、以下のような方法で同級生や恩師に予定を聞いてみて下さい。

・開催日時の候補を3つ程決めてアンケートを取る ・SNSを通して先生や友達に連絡を取る

同窓会は卒業して離れて暮らす同窓生達が集まり、思い出を語り合う大切なイベントです。なるべく多くの人が集まれるように、幹事側は前もってしっかりと計画を立ててみてください。

会場を決めて伝える

幹事の人は同窓会の会場を決めて、参加者に伝える必要があります。

会場選びは同窓会の雰囲気や参加者の満足度に直結するため、慎重に決めましょう。 なお、同窓会の会場を選ぶ際には、以下の点に注意してみてください。

・予算 ・会場の立地や交通アクセス ・会場の設備や雰囲気

上記の点を踏まえた上で会場を選ぶことにより、久しぶりの再会が心地良いものとなります。幹事は人数や予算に合わせてホテルのパーティー会場や宴会施設などの中から最適な会場を選び、参加者に伝え忘れがないようにしておきましょう。

案内状をまとめて送る

同窓会の案内状は、できるだけ早くまとめて送るようにしておきましょう。

案内状は同窓会の日程や場所、参加費など、同級生や先生に必要な情報を伝える大切なものになります。案内状を早めに送ることで明確な情報が伝わり、「同窓会ってどうなったの…？」「同窓会で何するの」という参加への迷いや不安が取り除けます。

同窓会をスムーズに進める為にも、参加の有無は早めに調整しておきましょう。

出欠確認をする

同窓会の幹事がやるべきことの一つに出欠確認があります。

出欠確認は参加者の人数を把握して、事前の準備をするために欠かせません。

参加者の人数を正確に把握することは、会場のサイズや料理の手配、予算の計算など、様々な準備と調整に直結します。

また、参加者が予想より多い、あるいは少ない場合、会場の調整をする可能性も出てくるでしょう。出欠確認の方法としては、案内状に参加の可否を回答してもらう方法がおすすめです。

出欠の確認をする際には、参加者に回答期限を設け、期限までに回答がない場合は再度確認するようにしましょう。

出し物や贈り物などの手配をする

同窓会を盛り上げるためには、出し物や贈り物などの手配をしてみるのも一つの手です。

久しぶりに再会した同級生や恩師との時間が中心になりますが、出し物や贈り物によって会場内の雰囲気を更に高めることができ、参加者達が何年経ってもその日の楽しさや感動を思い出すきっかけとなります。

そのため、幹事は出し物や贈り物の手配をしっかりと計画し、同窓会に参加した一人ひとりが感動的な時間を過ごせるように準備してみてください。

会場で打ち合わせをする

幹事は実際に会場に行き、担当者の方と打ち合わせをする必要があります。

同窓会会場で打ち合わせを行うことで、同窓会当日「何するの？」と迷わず進行をスムーズに行うことができるでしょう。なお、直接会場で打ち合わせを行うと、以下のような確認ができます。

・会場の設備やレイアウトが確認できる ・当日の進行や流れが具体的に決​​められる ・会場担当者からのアドバイスが聞ける

会場での打ち合わせは、同窓会当日の進行をスムーズにするためには欠かせません。

幹事は参加する人達全員が楽しめるように、会場での打ち合わせをしっかりしておきましょう。

当日使用するものの手配をする

当日使用するものを前もって手配することは、同窓会の進行をスムーズにするために重要です。

例えば、同窓会での写真撮影を計画している場合、事前にカメラマンの手配や撮影場所の予約、必要な撮影機材のレンタルなどを行う必要があります。会場によっては、備品の貸し出しサービスなどを利用することもできるため、前もって確認しておきましょう。

また、料理に関してもメニューや料理の量、食材のアレルギー対応などの要望についてもあらかじめ会場側に伝えなければいけません。

参加する人が楽しく過ごすためにも、幹事は当日慌てないように準備しておきましょう。

当日の司会進行をする

同窓会のスケジュール進行には、スムーズな司会進行が欠かせません。

司会がしっかりと進行を務めることでイベントの流れがスムーズになり、参加者全員が楽しめます。同窓会当日の司会進行を任されたときは、以下の点に注意しましょう。

・事前に進行の流れを把握しておく ・明るく元気な声で進行する ・参加者全員が楽しめるよう柔軟な対応をする

上記の内容を事前に準備して、参加者全員が楽しめる同窓会を実現してみてください。

同窓会で何する？企画に迷った場合に使えるオススメ企画ランキング5選

同窓会の企画に迷った場合、5つの企画を参考にしてみると良いでしょう。

1.クラス対抗クイズ 2.フォトブースの設置 3.記念グッズを制作 4.先生からのメッセージ上映 5.タイムカプセルを作る

人気の同窓会企画について、それぞれ解説していきます。

クラス対抗クイズ

クラス対抗クイズは同窓会でおすすめ企画の一つです。学校に関するクイズであれば、参加者全員が積極的に関わることができ、懐かしの思い出を共有しやすくなります。

例えば、学校や先生に関する「あるあるクイズ」を用意して、参加者をそれぞれの卒業クラスごとのチームに分けます。

クイズの内容としては「〇〇先生の得意なダジャレは？」「学校の伝説の事件とは？」など、当時のエピソードに関するものが良いでしょう。同窓会は再会の場であり、友達や先生との思い出を作る絶好のチャンスになります。

同窓会を考えている幹事は、クラス対抗クイズを取り入れて、楽しい時間を過ごしてみてはいかがでしょうか。

フォトブースの設置

同窓会で盛り上がる余興として、フォトブースの設置もおすすめです。

フォトブースでは参加者同士が写真を撮り合うことで、自然と会話が弾み盛り上がります。また写真をたくさん撮ることで、同窓会の思い出をより深めることができるでしょう。

フォトブースはイベントの雰囲気を高めてくれるので、参加者の会話やコミュニケーションを促進する手段として人気です。同窓会を盛り上げる企画として、幹事の人は事前にフォトブースの設置を検討してみてください。

記念グッズを制作

記念グッズの制作は、手元に残る思い出の品ができるおすすめ企画です。

参加者が記念グッズを持ち帰ることで、同窓会の思い出がより鮮明に残せます。

用意する記念グッズには、以下のようなものがあります。

・オリジナルTシャツ ・当日の写真とムービー ・オリジナルマグカップ

グッズを制作するとなると予算がかかるので、予め会費を考慮して制作する必要があります。

記念グッズの制作は手間がかかりますが、同窓会の思い出をより豊かにしてくれるアイテムになるため、ぜひ同窓会の企画に取り入れてみてください。

先生方からのメッセージ上映

学生時代にお世話になった先生方からのメッセージ動画の上映は、同窓会での盛り上がりや感動を引き起こす最も効果的な企画のひとつです。

なお、先生方からのメッセージ上映を企画する際には、以下の点に注意しておきましょう。

・早めに連絡する ・参加者に響く内容を考える ・上映する方法を確認する

先生方との思い出や学生時代のエピソードを共有することで、久しぶりの再会が一層温かなものとなります。

幹事としては事前の連絡や準備が必要となりますが、手間をかける価値は十分にあるでしょう。ぜひ、同窓会の企画に取り入れてみてください。

タイムカプセルを作る

タイムカプセル制作は、同窓会の思い出が残せるため、参加者の交流を深める効果的な企画になります。

タイムカプセル制作に関しては、以下の手順でおこなってみてください。

・タイムカプセルに思い出の品を詰め込む ・タイムカプセルを埋めて次回の開催時に開ける

タイムカプセルには、写真や手紙、思い出の品などを入れておくと良いでしょう。

次回の同窓会当日にタイムカプセルを開封すると、当時の思い出がよみがえり、盛り上がること間違いなしです。ぜひ、同窓会の企画に取り入れてみてはいかがでしょうか。

幹事が同窓会を盛り上げるための3つのコツ

ここからは、幹事が同窓会を盛り上げるためのコツも3つ紹介します。

1.全員が交流できる空間を作る 2.学生時代（中学・高校・大学）の好きだったことの話をする 3.各自思い出の写真を持ってきてもらう

同窓会が盛り上がるかどうかは、主催する幹事によっても変わってきます。

当日、しっかり盛り上げられるように3つのコツについて意識してみてください。

全員が交流できる空間を作る

同窓会を成功させるためには、参加者全員が自然に交流できるような空間作りが大切です。

特定のグループだけで内輪ネタを共有してしまうと、他の同級生や先生方が置いてけぼりになり、交流の機会が失われてしまいます。

そのため、幹事は全員が交流できる空間を作りましょう。全員が交流できる空間を作ることで、同窓会はより楽しく盛り上がるイベントになります。

同学生時代（中学・高校・大学）の好きだったことの話をする

同窓会をさらに楽しく盛り上げる方法としては、学生時代の好きだったことを話すことです。

同窓会では多くの参加者が久しぶりに再会するため、共有した経験や思い出を通じて会話を深めることができます。

例えば、高校時代に流行ったゲームや大学時代にクラス全員で行ったキャンプ旅行についてなど、様々なエピソードを話すことで、参加者が当時の気持ちに戻れます。同窓会では、過去の共通の経験や思い出を活かした会話を楽しむことがポイントです。

幹事として会話のキッカケを作る企画やプログラムを考えることで、同窓会を一層盛り上げられるでしょう。

各自思い出の写真を持ってきてもらう

同窓会で各自思い出の写真を持ってきてもらうと、参加者同士の共通の話題が増えるため、盛り上がりやすくなります。写真は当時を思い出す有効なツールです。

学生時代の写真を共有することで、当時のエピソードや思い出が自然に語られるようになり、参加者間のコミュニケーションの活発化に繋がります。写真を通じて、より深い絆と楽しい時間を共有してみてはいかがでしょうか。

同窓会で失敗しない解決策を5つ紹介

同窓会で失敗しないためにも、幹事は以下5つの解決策を意識しておきましょう。

1.幹事は一人で行わない 2.成人式の飲酒関係に気をつける 3.代表者あいさつを考えておく 4.先生へ向けてお礼のあいさつを考えておく 5.参加者へ服装について案内状に記載しておく

詳しく解説します。

幹事は一人で行わない

同窓会の幹事はひとりではなく複数人で行うことで、失敗のリスクが減らせます。

同窓会前の準備や当日の進行は多岐に渡るため、一人で全てを担当することは非効率的です。さらに、突発的なトラブルや当日の流れの変更に対応するためにも、幹事の補助として同級生数名にあらかじめ依頼しておくのが得策でしょう。

幹事が複数人と協力して行うことでスムーズに取り組めます。タスク分担をして、効率的な運営をしてみてください。

成人式の飲酒関係に気をつける

成人式を兼ねた同窓会を行う場合は、飲酒に関する注意が必要です。

年齢が20歳に満たない未成年者が、飲酒をすると飲酒禁止法に違反することになります。また、飲みすぎると酔っ払って暴れたり、暴言を吐いたりとトラブルに繋がりかねません。

成人式を兼ねた同窓会をする場合、飲酒関係に注意しましょう。

代表者挨拶を考えておく

同窓会の始まりと終わりは、幹事による代表の挨拶が一般的ですので、当日、言うことに困らないように挨拶を考えておきましょう。

参考例を以下に記載しているので、幹事の方は参考にしてみてください。

みなさんお久しぶりです。今回、幹事を努めさせていただきました〇組の〇〇です。本日は〇〇学校の同窓会にご参加いただき、心より感謝しております。 卒業してから早いもので〇年、みなさまとは久しぶりの再会となりました。会場として選んだこちらの会場は、当時の学生時代を思い出していただくためです。 そして今回、特別ゲストとして〇〇先生と〇〇先生にもご参加いただいています。先生方、お忙しい中ご参加いただきありがとうございます。 みなさんの中には、遠方からの参加や仕事を調整して参加してくださった方も多いことと思います。 短い時間にはなりますが、当時のクラスメンバーや先生方との再会を心から楽しみ、久しぶりの交流を深めていきましょう。

恩師へ向けてお礼の挨拶を考えておく

同窓会では恩師への感謝の気持ちを込めて、お礼の挨拶を考えておきましょう。

先生へ向けての挨拶は、以下を参考にしてみてください。

〇〇先生、本日はお忙しいところ私たちの同窓会にご出席いただき、誠にありがとうございます。 先生のおかげで多くの同級生との再会だけでなく、学生時代の温かい思い出もよみがえり、大変有意義な時間を過ごすことができました。 当時のクラスの学びやアドバイスが今も私たちの胸に残っており、感謝の気持ちでいっぱいです。 今後もどうぞお体を大切にしていただき、元気にお過ごしください。また、次回の同窓会でもお会いできることを楽しみにしております。

恩師へ向けたお礼の挨拶を用意しておくことで感謝の気持ちが伝えられ、同窓会をより盛り上げることができます。ぜひ、上記の文章を参考にして、先生方に気持ちを伝えてみてください。

参加者へ服装について案内状に記載しておく

同窓会のスムーズな進行をするためにも、服装についての指示を案内状に記載しておくと良いでしょう。同窓会に参加する際、当日の服装について悩む人も多いはずです。

参加者が悩まないためにも、案内状に「カジュアルな服装でお越しください」や「フォーマルな服装でお越しください」とひとこと記載してみてください。

当日の会場内の雰囲気に合わせて、参加者も服装選びがしやすくなるでしょう。

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●関連ページ：「幹事さんサポートサービス」

同窓会では中華コースと和中折衷コースがおすすめ

道頓堀ホテルでは、さまざまなご年齢に応じた宴会メニューをご用意しております。

ご年齢が若めの参加者が多い同窓会では、5,000円の中華コースが人気。美味しい中華料理を楽しみながら、学生時代の思い出話に花を咲かせることができます。

一方、年齢層が高めの人が中心の同窓会でのオススメは、和中折衷コース。5,000円〜6,000円程度の価格帯で、日本の伝統的な料理と中華料理のハーモニーを楽しむことができます。久しぶりの再会を、上質な料理でさらに盛り上げてみてはいかがでしょうか。

同窓会の企画や料理選びに迷ったら、ぜひ経験豊富なスタッフにご相談ください。しっかりとした準備と心に残るメニューで、参加者全員が楽しい時間が過ごせるようにサポートさせていただきます。

●関連ページ：「宴会プラン」

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