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同窓会のおすすめ時期はいつ？開催までに幹事がやることやよくある質問も！
同窓会は学生時代の思い出を振り返り、かつての友人と再会する特別な機会です。しかし、開催する時期はいつがベスト？と、悩んでいる幹事は少なくないでしょう。そこで今回は、同窓会の時期はいつが良いのか、おすすめの開催時期や参加者の都合を考慮した時間帯について解説しています。
また後半では、同窓会の時期を決めた後に幹事がやるべきことや、同窓会の開催時期・会場予約に関するよくある質問もご紹介していますので、同窓会の開催時期を選ぶのに頭を悩ませている幹事の皆さんは、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
目次
同窓会の時期はいつがベスト？おすすめの開催時期
同窓会を開催する際は、参加者が住んでいる場所や仕事の状況などを考慮しながら、ベストな時期を選びたいところです。とは言っても全ての希望に応えるのは難しいため、できるだけ参加率が高くなる時期を見計らって提案する必要があります。
では、どの時期に開催すると参加率を高めることができるのでしょうか？同窓会を開くのにおすすめの時期と、その理由についてを見ていきましょう。
おすすめの時期と理由①：お盆・お正月・ゴールデンウィークなどの長期休暇
お盆・お正月・ゴールデンウィークなどの長期休暇や大型連休は、帰省シーズンということもあって地元に戻ってくる人が多く、また遠方からの参加もしやすいため、同窓会を開催するのに絶好のタイミングだと言えます。
ただし、お盆やお正月は家族行事で忙しかったり、ゴールデンウィークなどの大型連休は旅行に出かけたりする場合は少なくありませんので、参加率を上げたいのであれば、早めに同窓会の連絡を入れておきましょう。
おすすめの時期と理由②：春や秋などの気候が良い時期
春や秋などの気候が良い時期も、同窓会の開催に最適です。花見や味覚狩りといった屋外でのイベントも開催できますし、悪天候の影響で交通機関が止まることも少ないので予定が立てやすいのもメリットです。
ちなみに、私たち道頓堀ホテルでも、春や秋に同窓会を開催されている方が多い傾向にあります。
おすすめの時期と理由③：3連休の初日・中日
同級生の多くが地元から遠い地域に住んでいる場合や、同窓会のあとで二次会まで開催したいという場合は、3連休の初日や中日での開催がおすすめです。
ただし、3連休の初日と中日は非常に人気が高いため、人気の会場は早々に予約が埋まる恐れがあります。特に、参加人数が多い大規模な同窓会や、「創立○周年」のような記念の同窓会を開催する際は、早めに同窓会のスケジュールを段取りする必要があるでしょう。
3連休は予約がいっぱいで難しい時は通常の土日でも問題ありませんが、遠方からの参加を考慮して土曜日に開催するのがベターです。
同窓会の時間帯はいつがベスト？おすすめの開始時間
同窓会の開始から終了までの時間は、一般的に2時間〜2時間半、長くても3時間程度となっています。
例えば三連休の初日と中日、土曜日に開催する場合は、遠方からの移動や二次会の開催も考慮して、昼から夕方にかけての開催がおすすめです。平日に開催するのであれば、終業後の移動時間を考えて19時〜20時スタートにするのが良いでしょう。
なお、私たち道頓堀ホテルでの同窓会プランは3時間飲み放題付きコースとなっており、予約可能な時間帯は11時〜19時とさせていただいております。その他の宴会プランをご希望の方は、お気軽にご相談ください。
同窓会の時期が決まったら？やるべきことリスト
同窓会の開催時期にある程度の目星がついたら、会場探し・案内状の作成・会場予約・当日のプログラム作成を行っていきます。
| ①：会場探し・予約 ②：案内状の作成・送付 ③：当日のプログラム作成 |
それぞれ解説します。
開催時期が決まったらやること①：会場探し・予約
同窓会の開催時期がある程度絞られてきたら、会場探しと予約を進めていきましょう。居酒屋などで行う小規模な同窓会であればグルメサイトやポータルサイトを、参加人数が10名以上の中規模〜大規模な同窓会であれば同窓会向けのポータルサイトを活用するのがおすすめです。
また司会者を入れたり、催し物などの演出を入れる予定であれば、予約を入れる前に予定しているプログラムが可能か問い合わせしておくとトラブルが防げます。必要に応じて幹事が会場に足を運び、設備や広さなどを確認しておくとより安心です。
会場探しについては「同窓会の会場におすすめの場所とは？ 幹事必見、失敗しない会場選びのポイントを紹介」で解説していますので、併せてご覧ください。
開催時期が決まったらやること②：案内状の作成・送付
開催する時期や参加人数の目処が立ったら、案内状の作成に取りかかります。案内状には日程や開催時間、場所、会費、プログラム内容、挨拶文などを明記し、同窓会の2〜3カ月前に発送するようにしましょう。
また、先生への案内状は同級生宛のものと分けて作成するのがマナーです。
加えて案内状を送る方法とタイプについてですが、通常、案内状は郵送で送ることが多い傾向にあります。案内状にて出欠の確認を取るのであれば往復ハガキを使用し、それ以外の場合はハガキや封書、カードなどを使用します。
ちなみに昨今ではメールやSNSでの案内も増えてきています。費用が安く抑えられたり、準備する時間が短縮できたりといったメリットがある一方で、送り間違いや送信漏れするリスクもありますので、管理には十分に気をつけてください。
同窓会の案内状については、「同窓会やクラス会の案内状の作成方法は？ 参考になるポイントや書き方の例文まとめ」で詳しく解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。
開催時期が決まったらやること③：当日のプログラム作成
開催時期と会場、参加人数が決まったら、当日のプログラム作成を進めていきます。特に余興や出し物を予定している場合は会場スタッフとの打ち合わせが必要になりますので、事前に会場に共有するようにしてください。
また、参加人数が多い同窓会を開催する場合は、式次第を作成して同窓会の当日に配布するのがおすすめ。参加者に同窓会の流れを伝えておけば、会をスムーズに進行することができます。
なお、式次第については「式次第の書き方や例文って？ 式次第の意味から司会進行で使える例文もご紹介」でご紹介しています。
「同窓会の時期」に関するよくある質問
最後に、同窓会の時期に関してよくある質問を3つご紹介します。
| ①：同窓会はどれくらいの頻度がベスト？ ②：会場予約はいつまでにすべき？ ③：参加人数の確定はいつまでに連絡すべき？ |
よくある質問①：同窓会はどれくらいの頻度がベスト？
同窓会の開催頻度については、一般的に5年周期に設定されることが多い傾向にあります。また、卒業後の節目となる10周年や20周年といったタイミングで開かれることも多い様子です。
5〜10年に1度のスパンでの開催となると同級生同士の連絡が途絶えてしまう可能性もあるため、次回の開催に向けて連絡先の聞き取り及び管理も忘れないようにしましょう。
よくある質問②：会場予約はいつまでにすべき？
会場への予約は、開催日の3ヶ月〜半年以上前までにするのが理想です。
私たち道頓堀ホテルの場合、3ヶ月前にはすでに会場の半数以上の予約が埋まっており、1ヶ月前にはほとんどの枠が埋まっています。そのため、同窓会の会場予約は、半年前をおすすめしています。
特に日曜日のお昼は同窓会の開催に最も人気の時間帯となっています。
ポイント③：参加人数の確定はいつまでに連絡すべき？
最終的な予約人数の決定期限は会場の規約によって変わりますが、少なくとも開催日の1〜2週間前までに会場へ報告するのがベストです。
最終確認の手配期間を考慮して1ヶ月〜2週間前を受付期限とすることで、予約やキャンセルに関するトラブルが回避できるでしょう。
ちなみに、私たち道頓堀ホテルでは『当日の1時間前まで人数変更が可能』です。参加人数に不安のある方でも、安心してご利用ください。
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