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同窓会の開き方を順番に解説！幹事の決め方から準備や当日の流れまで
久しぶりに旧友や恩師と集まりたいと思っても、同窓会の開き方で悩み開催を思いとどまってしまう方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、数々の同窓会会場に選ばれている道頓堀ホテルが同窓会の開き方について順を追ってご説明します。
これから幹事として同窓会を開こうと検討している方は、今回ご紹介する手順を参考に同窓会開催を進めてみてください。
目次
同窓会をしたいけど開き方がわからない
仲の良い学生時代からの友人達と集まっていると昔話に花が咲き「あの子今どうしてるかな？」「みんなで集まりたいね」「同窓会したくない？」などと、同窓会についての話題が上がることがありませんか？
しかし、いざ同窓会を開きたいと思っても、まず何からするべきなのか開き方で悩み、結局誰も行動に移さず同窓会が開かれないことも多々あります。
またここ数年は新型コロナウイルスの影響で、同窓会など人が多く集まることに積極的になれない世の中でした。そのため、同窓会の開き方について考えることさえなかった人も多かったことでしょう。
ようやく情勢も落ち着き、イベントが開催されるようになった今、幹事として同窓会を開こうと企画することを決めたのならスムーズに準備を進めていきたいですよね。
この記事では、同窓会をしたいけれど、何から始めて良いか分からないという方に向けて、同窓会の開き方をステップで解説いたします。
同窓会の開き方：開催6か月前〜4か月前
まずは、同窓会開催から6か月ほど前の時期、準備として何をするべきかご紹介します。
幹事を決める
同窓会を開くには、参加者を集めて出欠確認をしたり会場の手配をしたりする幹事の存在が必要不可欠です。
同窓会の幹事は、同窓会を開きたいと最初に言い出した人物がすることが多いですが、その他、過去に同窓会の幹事を経験したことがある人物や、広くネットワークを持っている人も同窓会の幹事に適しているでしょう。
また、同窓会の幹事を一人でこなすのは大変なため、複数人で役割を決めて準備を進めていくと良いでしょう。例えば、道頓堀ホテルで同窓会を開かれる方の場合、40名様を超える位の規模になると、幹事の方が2〜3名いらっしゃる印象です。
開催日を決める
次に、同窓会の開催日を決めましょう。開催日までの準備期間は6か月ほどあると余裕があり理想的です。最低でも3か月以上は準備に当てられるようにしましょう。
同窓会を地方で開催する場合は、同窓生が帰省するタイミングである年末年始やお盆、大型連休に合わせると参加できるメンバーが増えるでしょう。
しかし、年末年始や大型連休は休暇が取りやすい時期である一方で、旅行や家族との予定と重なる可能性も高いものです。事前にSNSなどを通じて同窓生たちの意向をアンケートで確認し、多くの人の都合がつく時期を選ぶことが重要です。
参加人数を決める
同窓会開催日が決まったら、どの程度の人が参加できるのかを把握しましょう。参加人数は、オンラインアンケートやSNSを通じて参加の意向を聞くのがおすすめです。
それらの方法で連絡がとれない同窓生には、学校が提供する同窓生の連絡先情報を利用して直接メールや電話で連絡をとり、参加の意向を確認すると良いでしょう。
開催エリアを決める
同窓会の開催エリアの選定は、参加者がアクセスしやすい場所を選ぶのがポイントです。
なぜなら、同窓会には遠方からの参加者も多くいることが想定されるため、主要駅の近くなど、どのような場所からでも集まりやすいエリアにすると参加率がアップするからです。
もしも、参加意思のある同窓生が地元に多く残っている場合は、地元周辺でも比較的アクセスが容易なエリアにすると良いでしょう。
コンセプトを決める
同窓会開催日とエリアが絞れたら、同窓会のコンセプトを決めることも忘れてはいけません。なぜなら、コンセプトが定まっていれば、それに合致する雰囲気の会場をスムーズに選ぶことができるからです。
また、コンセプトによっては同窓生同士の交流が促進されるようなプログラムや出し物が計画できるでしょう。ただし、それには会場がサポートできるかどうかも考慮する必要があります。
同窓会の開き方：開催4か月前〜3か月前
同窓会の開き方の第一段階である事前準備が終了したら、より具体的な内容を決めていきます。
会場を下見し決定する
同窓会のコンセプトが定まったら、コンセプトに合った雰囲気やデザインの会場を選びましょう。そうすることで、同窓会のテーマ性を一層引き立てることができます。例えば、フォーマルな雰囲気ならばホテルやレストラン、カジュアルな雰囲気ならばカフェや居酒屋などが適しています。
また、予想される参加者数に応じて、会場の収容人数と広さを確認します。参加者が快適に移動できる広さや、会話が弾むスペースがあるかどうかも幹事として下見しておきたいものです。
さらに、同窓会の会場は、交通機関のアクセスや駐車施設の有無、遠方からの参加者のための宿泊施設などが兼ね備えられているかによっても同窓生の参加のしやすさが変わるため、これらの要素も考慮して決定しましょう。
●同窓会成功の鍵を握る！会場選びのポイントはここで確認！
「同窓会の会場におすすめの場所とは？ 幹事必見、失敗しない会場選びのポイントを紹介」
会費を設定する
同窓会の開き方の中で、会費を設定することは重要です。会費は同窓会の予算を賄うために必要で、同窓会の規模や会場、飲食やプラグラムの内容などを考慮して設定しましょう。
特に同窓会の会費の中で多くを占めるのが会場の費用です。以下に、会場ごとの平均的な予算を示します。
●居酒屋などの飲食店…4,000～6,000円
●パーティー会場…6,000～8,000円
●ホテルの会場…6,000～10,000円
会場によっては、料理のコースやお酒の飲み放題の有無によって追加料金が発生することもあるため確認を忘れないようにしましょう。
数々の同窓会会場に選ばれている道頓堀ホテルでは、3時間飲み放題付きで集合写真撮影などが付いた同窓会におすすめのプランが5,000円〜と好評です。
同窓会の開き方：開催3か月前〜1か月前
いよいよ同窓会の開催日が近づいてくると、同窓会の開き方の中でも重要な案内状の発送などを行う必要があります。
案内状を発送する
まずは、同窓会の案内状を準備する際に、宛先リスト（参加候補者名簿）を作成する必要があります。この宛先リストを作成しておくことで、案内状の送付漏れや返事のチェック漏れを防ぐことができます。
また、次年度以降もこの宛先リストをベースにして住所や氏名の変更などを管理できるため、定期的に長く同窓会を続けていこうとする場合にはおすすめです。宛先リストは、卒業アルバムの名簿や学校が発行している同窓会名簿より、同窓生の名前と住所を調べてExcelなどに整理していくと良いでしょう。
しかし、昨今は個人情報保護の観点より、学校によっては卒業生の名簿を発行していない場合もあるため注意が必要です。
その場合は、学校に問い合わせ、目的を話したうえで情報を開示してもらうか、SNSを活用して同窓生と連絡を取る必要があります。
また、就職や転勤などの引っ越しで現住所が不明な同窓生に対しても同様の方法で宛先リストを作成していきます。
▼同窓会名簿作成時の個人情報についてはこちらも確認しておきましょう。
「【同窓会の幹事必見】名簿作成時の個人情報はどうすれば良い？取り扱いの注意点とは？」
出欠確認をする
次に、同窓生の参加者の出欠を確認します。出欠確認の方法は、案内状に参加の可否を回答してもらい、返信してもらう方法がおすすめです。
返信された案内状より、参加の可否を宛先リストに記載し、参加者の人数を正確に把握することが重要です。この出欠確認で判明した参加者数が、同窓会会場の規模や料理の内容など同窓会にかかる予算やその調整・準備に大きな影響を及ぼします。
想定したよりも参加者が少ない場合は、会場規模を縮小し料理の量を少なくする必要があり、参加者が多い場合は会場の変更や座席数、料理の量の変更などが必要となる場合もあります。
重要なポイントとしては、出欠の確認をする際には、参加者に「〇月〇日必着」などと回答期限を設けて、その期限までに回答がない場合は、電話やメールなどで再度確認するようにしましょう。
会場で打ち合わせをする
同窓会の幹事は実際に会場に行き、担当者と打ち合わせをする必要があります。もちろんオンラインでも打合せは可能ですが、同窓会会場で打ち合わせを行うことで、「担当者が通常どこに居て、居ない場合は誰に連絡を取ればよいか」「集合写真は何処で撮るのか」「喫煙場所はどこか」などの確認が直接でき、当日の同窓会がスムーズに進行されるでしょう。
同窓会の幹事は参加する人達全員が楽しめるよう、会場での打ち合わせをしっかりしておき、アクシデントも含めたあらゆる事態の想定をしておくことが大切です。
その点では、道頓堀ホテルには専属プランナーがいますので、同窓会が円滑に進む段取りや盛り上がる提案をさせていただきますのでご安心ください。
当日使用するものの手配をする
次に、当日使用するものを前もって準備しておくことが重要です。
例えば、同窓会での写真撮影を計画している場合には、カメラマンの手配（撮影費用や写真焼き増しなどの相談）や撮影場所の予約、ひな壇や記念プレートなどの必要な撮影機材のレンタルなどを行う必要があります。
（※会場によっては、撮影に必要な備品の貸し出しサービスなどを利用することもできるため、事前に問い合わせを行い確認しておくことが重要です。）
また、同窓会での料理においても料理やお酒の内容や量、料理が出てくるタイミング、食材のアレルギー対応の有無などの要望についても、事前に会場側に伝えておく必要があります。
その他、会場のBGMも雰囲気づくりに必要な要素であるため、曲の選定や音量なども協議しておくと良いでしょう。余興で写真や動画を使用する際には、プロジェクターや画面の大きさ、会場の明るさなどの確認も必要です。
同窓会に参加する方すべてが楽しく過ごすためにも、幹事は当日に慌てないようにさまざまな準備を行和なければなりません。忙しい幹事さんの負担を軽減するために、道頓堀ホテルでは以下のものを無料で貸出しております。
| パソコン プロジェクター スクリーン マイク 演台 ホワイトボード ビデオ・DVDデッキ スポットライト ビンゴ チェキ(インスタントカメラ) 通信カラオケ(20名様以上から) 電子ピアノ 金屏風 テーブル表示各種 |
同窓会の開き方：当日
では、ここから具体的に同窓会当日の大きな流れをご紹介していきます。
司会・進行をする
同窓会において司会進行は最も重要な役目です。参加者が集まったら、時間通りに円滑に会を進行していく必要があります。
もし、幹事として同窓会の司会進行を任された場合は、以下の点に注意しましょう。
・当時のスケジュール（進行の流れ）を把握しておく
・プログラムの進行内容の時間を守る
・明るく元気な声で進行する
・スケジュールの尺足らずや遅延に対して、自身のスピーチで調整するなど柔軟な対応をする
これらの内容を事前に準備し、先生や同窓生などの参加者全員が会を楽しめるよう細やかな気配りをすることが重要です。
会場精算をする
同窓会参加者の会費を集計し、会場側（ホテルなど）に清算をします。料理やお酒などの追加費用、会場の延長費用が発生した場合は、参加者から徴収するか一旦幹事が立て替えて清算する必要があります。
しかし、追加費用の徴収はトラブルの元ですので、予め担当者と必要費用と追加費用がかかるケースを打合せしておき、状況に応じて参加者に通知しておくことが重要です。
二次会の案内をする
次に、二次会の案内を行います。同窓会が終わった後すぐに帰宅する方も中にはいますが、二次会に行く人の方が多い傾向にあるため、次の会場（居酒屋やカラオケ、バーなど）を予約していないと時間のロスが大きくなり、参加者の気持ちが盛り下がってしまいます。
道頓堀ホテルでは「1時間半1800円でおつまみ付きの二次会」がそのまま出来るため、移動がいらず大変好評です。
同窓会の開き方：後日
最後に、同窓会が終わった後の参加者への対応も大切です。
お礼状を発送する
同窓生に会っていろいろな話をして盛り上がって終わりではなく、さまざまな事情を抱えた大人同士が時間を取って集まってくれたことへのお礼状を発送しましょう。
その際、カメラマンから写真や動画の提供がある場合は、ダウンロードのためのURLやQRコードを記載しておくと良いでしょう。
お礼状を丁寧に書くことで、次回以降の参加率もUPするため、是非実践してみてください。
主賓や特別ゲストには別にお礼を伝えるく
同窓会に参加してくれた方のうち、恩師やOBOGなど、特別ゲストで同窓生以外でわざわざ参加してくれた方には、お礼状とは別に挨拶をしておくことが重要です。
次回以降も可能であれば参加していただき、長く縁が続くように幹事が引き継いでいくことが大切です。
同窓会の開き方に悩んだら道頓堀ホテルがおすすめ
新年会や忘年会、懇親会などをはじめ、多くの宴会に対応している道頓堀ホテル。
同窓会の会場としても多くのお客様にご利用いただいています。
同窓会の開き方に悩んだ際には、幹事さんへのサポートや参加者への特典が豊富な同窓会プランがおすすめです。
| 【道頓堀ホテル名物の同窓会プラン】 ●同窓会案内状レイアウト例お渡し ●卒業アルバムでの思い出DVDサービスが無料 ●集合写真をお撮りして当日に人数分プレゼント（データorプリント） ●当日の人数変更もキャンセル料は発生いたしません ●当日の横断幕、胸札、席札、式次第が無料 ●飲み放題付きコースが5,000円から ●二次会にも対応 ※おひとり様1,800円で飲み放題とおつまみ付き。1.5時間カラオケもできます。 |
事前準備から当日まで、楽しい同窓会になるよう寄り添ってお手伝いさせていただきます。
詳しくは以下のページを参考にご覧ください。
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